Code of Conduct

In onze Code of Conduct leggen we officieel uit wat onze normen en waarden zijn als vereniging. Waar staan we voor? Wat zijn onze algemene uitgangspunten? Hoe communiceren we met onze leden, stakeholders en omgeving?

Code of Conduct

De Nederlandse Vereniging van Commissarissen en Directeuren is een community waarin leiders en toezichthouders van nu en voor de nabije toekomst kennis, ontwikkeling, inzicht, inspiratie en netwerken delen. Centraal daarbij staat het inrichten van de leiderschapsrol en -functie als persoon, peer en professional als verbindende factor in de samenleving en deze rol evolueren met en doorgeven aan volgende generaties. Het NCD vormt daarin hét platform voor leiderschap en toezichthouders in Nederland.

Deze Code of Conduct is opgesteld met inachtneming van artikel 20 van de statuten van de Nederlandse vereniging van Commissarissen en Directeuren (NCD), artikel X van het bijhorende Huishoudelijk Reglement.

Doel

NCD wil als bloeiende, eigentijdse en effectieve community voorbeeldgedrag tonen van, voor en door leiders. Governance codes en lijstjes kunnen eenvoudig worden afgevinkt (‘rule’) maar uiteindelijk geeft daadwerkelijk gedrag én houding van leiders (‘role’) in de perceptie van stakeholders en de maatschappij de doorslag. Vandaar dat NCD in al haar geledingen (leden, deelnemers, volgers, bestuur, ledenraad, districten en bureau) heldere afspraken nastreeft over (on)gewenst gedrag in deze Code of Conduct: ‘Practice what you preach’.

Algemene uitgangspunten

• Met NCD wordt bedoeld de community en al haar geledingen, tenzij specifiek anders benoemd.
• NCD houdt zich te allen tijde aan vigerende wet- en regelgeving en de grondwettelijk vastgelegde principes die van toepassing zijn op en in het maatschappelijke verkeer en in de meest recente Corporate Governance Code.
• NCD is onafhankelijk jegens politieke -, religieuze - en levensovertuigingen.
• NCD handelt altijd overeenkomstig haar Statuten, Huishoudelijk Reglement, verbonden reglementen en protocollen en de Code of Conduct.
• Voor NCD geldt vertrouwelijkheid van informatie tijdens bijeenkomsten (ook die van NCD Kringen), tenzij wordt aangegeven dat informatie kan worden gedeeld.
• Vertrouwelijke informatie over NCD en/of haar geledingen die (mogelijk) kan leiden tot voorkennis rondom (beursgenoteerde) organisaties zal niet worden gebruikt in (beurs)handel of anderszins.NCD zal gegevens van leden, deelnemers en volgers van de community (zowel offline als online) in het kader van vigerende (privacy) wet- en regelgeving vertrouwelijk behandelen en niet gebruiken voor andere of niet vooraf duidelijk kenbaar gemaakte doeleinden. Deze gegevens worden niet verstrekt aan derden tenzij verplicht op grond van (privacy) wet- en regelgeving. Nadere informatie is te vinden in de privacyverklaring op de NCD website
• Activiteiten die door NCD en/of haar geledingen worden ontplooid die in strijd zijn of zouden kunnen met de Code of Conduct dienen onverwijld gemeld te worden.
• NCD neemt klachten/geschillen naar aanleiding van haar handelen altijd serieus en behandelt deze met open vizier. Leden van de vereniging kunnen een klacht indienen bij een Kringvoorzitter, Vertrouwenspersoon en/of Klachtencommissie (zie Protocol Klachtenregeling). Deelnemers, volgers en andere stakeholders van de community kunnen klachten/geschillen voorleggen aan het Bureau. Indien dit niet leidt tot bevredigende oplossingen wordt de casus ter besluitvorming voorgelegd aan het Bestuur.

Integriteit

• NCD stelt zich dienstbaar en verbindend op.
• NCD is gedisciplineerd in afspraken vanuit respect en waardering voor de ander (zorgvuldigheid, punctualiteit, persoonlijke aandacht en zorg).
• NCD staat open voor kritiek op haar functioneren, zowel vanuit eigen perspectief als vanuit het perspectief van anderen.
• NCD vermijdt te allen tijde (schijn van) belangenverstrengeling en/of bevoordeling van belangen bij het samenbrengen van netwerken en/of partijen. NCD bestuurders**) hebben hierbij een voorbeeldfunctie, zeker ten aanzien van organisaties en/of (commerciële) activiteiten waarbij zij een betrokkenheid hebben. Alle bestuurders hebben hun nevenactiviteiten opgenomen in hun profiel en melden bij de voorzitter Bestuur proactief zaken die mogelijk zouden kunnen leiden tot belangenverstrengeling. Dit geldt ook voor toekomstig bestuurders in hun aanstellingsprocedure.
• Indien er een NCD belang is dat wordt ondersteund door een (commercieel) belang waarbij een bestuurder of lid van het Bureau (niet alleen directeur dus) is betrokken en er reden is om dat (commerciële) belang in te zetten bij het realiseren van het NCD belang, zal dit:
• schriftelijk onderbouwd moeten worden (business case);
• gebaseerd zijn op een vergelijking met minimaal 2 andere aanbieders;
• na weging van bovenstaande punten de goedkeuring dienen te hebben van het Bestuur.
• NCD bestuurders zijn terughoudend in het aannemen van giften, beloningen en uitnodigingen. Bij het gebruikmaken hiervan dient altijd een rationele/functionele overweging ten grondslag te liggen die rechtstreeks te koppelen is aan het NCD belang. Bij twijfel hieraan dient de kwestie afgestemd te worden met de Directie en indien het de directie zelf betreft met het Bestuur. Elke gift of beloning groter dan € 50,- in waarde wordt gemeld aan de Directie en/of aan de voorzitter Bestuur die een adequate bestemming daarvoor aanwijzen.
• NCD gaat nimmer relaties aan met personen en/of organisaties die zich inlaten met illegale en/of onethische praktijken of die daarvan worden verdacht. Bestaande relaties met personen en/of organisaties die een officiële tenlastelegging ontvangen zullen worden opgeschort voor de duur van de tenlastelegging dan wel worden beëindigd na veroordeling door een rechter.

Communicatie

• NCD communiceert te allen tijde open en eerlijk met haar stakeholders en omgeving.
• NCD behartigt de belangen van haar leden, deelnemers, volgers en andere aangesloten stakeholders met begrip voor belangen van anderen.
• NCD werkt te allen tijde mee aan wettelijke informatieverzoeken en onderzoek van overheden en daartoe gerechtigde instanties met inachtneming van (privacy) wet- en regelgeving.
• NCD volgt bij in- en externe communicatie (offline en online) de geldende regels in het maatschappelijke verkeer en respectvolle omgang met anderen. Anoniem gebruik/misbruik van media, internet, e-mail, telefoon en social media vanuit NCD wordt niet getolereerd.
• NCD is in al haar diversiteit verantwoordelijk voor haar reputatie bij stakeholders en maatschappij en verwacht van alle geledingen actieve inzet en ondersteuning om haar ambitie en doelstellingen te bereiken.

Tot slot

Het NCD Bestuur stelt de Code of Conduct vast. Het NCD Bestuur zal bij het aantoonbaar niet of onvoldoende naleven van de Code of Conduct afhankelijk van de ernst van de situatie overgaan tot een waarschuwing dan wel tot royement of uitsluiting van dienstverlening van de overtreder(s) en dit (indien nodig) in- en/of extern communiceren.

**) Met bestuurders worden bedoeld Bureaudirectie, districtsvoorzitters en Bestuur.

Versie: april 2022